artikel

Administratie of sturingsinformatie?

Strategie

Vorige maand kwamen receptuur, keuze van assortiment en organisatie van de productie aan bod. Het is essentieel dat de productie goed is georganiseerd, maar net zo belangrijk, misschien wel belangrijker is dat administratie en managementinformatie op orde zijn.

Administratie of sturingsinformatie?
Shutterstock

Elke ondernemer is volgens de wet gehouden om een deugdelijke administratie te voeren volgens ‘goed koopmansgebruik’. Goed koopmansgebruik betekent zoiets als de boekhouding op een algemeen geaccepteerde manier voeren. Daarbij hoort onder andere dat de boekhouding waarheidsgetrouw is en past bij het type onderneming. Zeker tijdens het verkoopproces is het belangrijk dat de administratie ‘bij’ is. De koper wenst zoveel mogelijk zijn beslissingen te baseren op actuele gegevens.

Veel belangrijker is dat aan de administratie informatie kan worden ontleend. Ik kom in de praktijk menig ondernemer tegen die zich voor wat betreft de bedrijfsvoering vooral laat leiden door de hoogte van de rekening courant en zijn buikgevoel. Op zich zijn de stand van de rekening courant en de onderbuik een goede barometer. Als echter het vakantiegeld moet worden betaald of er investeringen zijn gedaan, geeft de rekening courant onvoldoende informatie over de ontwikkeling van het resultaat. U kunt er als ondernemer zeker niet blind op varen.

Omzet heeft geen betekenis als deze niet wordt afgezet tegen vorig jaar of een begroting. Zeker bij een overname spelen toekomstperspectieven een belangrijke rol. Een begroting naast de jaarrekening is dan ook een ‘must’. Inzicht in de omzet per week of per dag is eveneens noodzakelijk. Een potentiële overnamekandidaat zal alleen belangstelling hebben als toekomstige perspectieven goed zijn. Lees: ‘de omzet groeit’. De winkelomzet wordt opgebouwd uit de volgende elementen: aantal kassatransacties vermenigvuldigd met de gemiddelde besteding. Dit zijn beide gegevens die we niet in de administratie vastleggen. Daar komen we alleen de omzet tegen, het aantal kassatransacties vinden we nergens. We zullen deze gegevens dus bij moeten houden. Belangrijk is dat ze worden bijgehouden op een manier die inzichtelijk en controleerbaar is. Voor wat betreft het derde kanaal is het belangrijk dat de afspraken per afnemer goed zijn vastgelegd.

Hetzelfde geldt voor inzicht in de loonkosten. De lonen van de medewerkers worden elke periode via de bank betaald. De loonkosten bestaan uit meer dan alleen de betalingen aan personeel. Ook pensioen en loonbelasting moeten worden afgedragen. Loonkosten worden altijd beoordeeld in relatie tot omzet of brutowinst. Inzicht in de loonkosten van de verschillende bedrijfsonderdelen is essentieel. Productiviteit is in dat licht een belangrijke graadmeter, maar ook de gemiddelde loonkosten per uur spelen een belangrijke rol. Dit zegt iets over de mix tussen jonge en oude medewerkers.

Personeelsadministratie

Vaak is de personeelsadministratie een ondergeschoven kindje. Is er van iedereen een dossier met daarin de noodzakelijke gegevens als arbeidscontract, identiteitsbewijs, loonstroken et cetera. Zijn de medewerkers op de juiste wijze volgens de ORBA-systematiek ingedeeld en staat dit ook goed op de loonstrook? Wordt er jaarlijks een functioneringsgesprek met de werknemer gevoerd en wordt hiervan verslag gemaakt? Is er geen stuwmeer aan vakantiedagen en liggen aanspraken en afspraken hierover goed vast? Is er een huishoudelijk reglement en is dat aan iedereen ter hand gesteld? Is er sprake van langdurig zieke werknemers waarvoor een integratietraject is gestart en zo ja, hoe is hier de stand van zaken. Personeelskosten vormen verreweg de belangrijkste kosten binnen de bakkerij. Een overnemende partij wenst zoveel mogelijk eventuele risico’s uit te sluiten. Tijdens onderhandelingen is dit altijd een belangrijk aandachtspunt. Het verstrekken van onjuiste of onvolledige informatie in deze kan ook na de verkoop voor de verkopende partij verstrekkende gevolgen hebben. Dat geldt overigens voor alle gegevens die tijdens het verkoopproces aan de tegenpartij worden verstrekt.

Checklist administratie

•Financiële administratie bij en op orde
•Beschikbaarheid inzichtelijke managementinformatie
•Personeelsdossier volledig en actueel

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels