artikel

Opsporing van diefstal aan regels gebonden

Strategie 330

U heeft een verdenking van diefstal, maar zonder ‘harde bewijzen’ begint u niets. Hoe werken Resultsplus, Marti-Orbak, Beko Advies, SecMan (beveiliging) en NBOV samen om de onderste steen boven te krijgen? Niet alles is geoorloofd. Het begint met rekenen.

Opsporing van diefstal aan regels gebonden
Foto: Shutterstock

De brutowinstmarge in een bakkerij is in veel gevallen een black box. De verschillen tussen bakkerijen in brutowinstmarge zijn groot en niet altijd op het eerste gezicht te verklaren. In 2017 heb ik met acht bakkers een pilot gedaan. Hierbij stond de brutowinst in geld en in procenten centraal. Hoe krijgen we met elkaar meer grip op de hoogte van de brutowinst?

Het onderzoek heeft, naast tal van directe quick wins, een aantal nieuwe kengetallen opgeleverd voor de deelnemers. Na intensief rekenwerk kon de brutowinstmarge worden verdeeld naar het derde kanaal en winkels. De brutowinstmarge van één van de deelnemers bleek in de winkel sterk af te wijken van de anderen. Dat zette ons aan het denken. Wat kon hiervan de oorzaak zijn? In eerste aanleg zochten we het in de samenstelling van het assortiment van deze winkel. Deze bleek niet sterk af te wijken. Maar wat dan wel? De betreffende ondernemer is in het bezit van het Cash-It-kassasysteem waarin tot in detail elke toetsaanslag op de kassa wordt geregistreerd. Marti-Orbak heeft een speciaal fraudedashboard in het programma Qlickview ontwikkeld. Hiermee worden de gegevens geanalyseerd en afwijkingen in beeld gebracht. In de praktijk niet altijd zo eenvoudig, omdat men soms creatief met het systeem omgaat. Bij één verkoopster zagen we een aantal vreemde transacties. Waarom werd een taart van €24,95 teruggeboekt en werden er twee volkorenbroden normaal afgerekend? Dit gebeurde niet één keer, maar meerdere malen, telkens met min of meer afgeronde bedragen. De analyse leverde veel vragen op, maar nog geen antwoorden. Het vinden van antwoorden is niet zo simpel.

Gebruik van camera’s

Het gebruik van camera’s is aan strikte regels gebonden. Hoewel de verleiding groot is, kunt u niet zomaar een (verborgen) camera
ophangen. Als u van een camera wilt gebruikmaken, dient u zich eerst af te vragen of de inzet echt noodzakelijk is of dat er andere mogelijkheden zijn om bewijs te verzamelen. Daarnaast moet worden bezien of het bedrijfsbelang zwaarder weegt dan het belang van privacy van uw werknemers. Uw werknemers moeten ook van tevoren zijn geïnformeerd over het gebruik van al dan niet verborgen camera’s. Een dergelijke bepaling wordt vaak opgenomen in het huishoudelijk reglement of de arbeidsovereenkomst, of kenbaar gemaakt door stickers. Wilt u gebruikmaken van een verborgen camera, dan mag dat uitsluitend een niet permanente situatie zijn. Op het toilet en in de kleedruimte is het streng verboden van dit middel gebruik te maken.

Formeel dient u het gebruik van permanente camera’s te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een belangrijk advies is deze actie nooit op eigen houtje uit te voeren, maar een deskundig bureau in te schakelen, dat met deze problematiek ervaring heeft. Wij werkten in het geval waar dit speelde, tot tevredenheid samen met het bureau SecMan uit Sassenheim.

Bewijs geleverd, en dan?

Met behulp van beelden van de camera’s die inmiddels waren opgehangen, werd al snel duidelijk dat de medewerkster in kwestie daadwerkelijk geld uit de kassa wegnam. Zo simpel als hierboven geschetst, is het lang niet altijd. Soms wordt een aantal herstelregels achter elkaar uitgevoerd en het bedrag ‘uit het hoofd’ of op een andere manier opgeteld, waarna het geld op een onbewaakt moment uit de kassa wordt genomen. In dit geval betrof het een verkoopster die al meer dan tien jaar in dienst was en waarvan u het niet zou verwachten.

U heeft bewijs, maar wat is nu de volgende stap? In een volgend artikel werk ik deze problematiek verder uit. Meer over dit onderwerp en de brutowinstpilot kunt u vinden op de website van Results-plus.

Actiepunten tegen diefstal

  • Zorg voor duidelijkheid in de arbeidsovereenkomst en het huishoudelijk reglement.
  • Wees ervan bewust dat het u ook kan overkomen.
  • Besteed regelmatig tijd aan dit onderwerp.
  • Schakel deskundigheid in.
Reageer op dit artikel