artikel

Alle aspecten van de organisatie van belang

Strategie

Er blijken opvallend veel overeenkomsten te zijn tussen ondernemen en zeilen. Je moet immers weten welke koers je wilt varen om veilig de haven te bereiken. In een serie artikelen gaan Jan Buitelaar en Martin Schelstraete in op de mogelijkheden om uw onderneming succesvoller en duurzamer te maken. Deze maand het laatste deel.

Alle aspecten van de organisatie van belang
Shutterstock

Het afgelopen half jaar hebben we u meegenomen in de ontwikkelingen van bakkerij Bakkersvreugd. We zijn begonnen met de eerste opmerkingen van de ondernemer over zijn achterblijvende omzet. Vervolgens hebben we u meegenomen in het traject om daar verbetering in aan te brengen. In deze laatste aflevering, gaan we na een half jaar terug naar bakkerij Bakkersvreugd, om te zien hoe de vlag erbij hangt. Daarna staan we stil bij een aantal punten die het succes of het falen van soortgelijk trajecten bepalen.

1. Een half jaar later

We zijn de eerste maanden intensief bezig geweest bij Bakkersvreugd. Na zes maanden werd het tijd om te evalueren en bij te sturen waar nodig. De cijfers laten het volgende zien. Even ter herinnering: de doelstelling voor het einde van dit jaar (2016) was een gemiddeld klantbezoek van 1500 met een besteding van €6,60 en loonsom van 23 procent.

Het lag ook in de bedoeling om het bedrijf verkoopklaar te maken. Voor 2021 is de doelstelling: ‘Het bedrijf moet over 5 jaar, in 2021, verkoopklaar zijn. De winst is dan 18,5 procent, bij een omzet in de winkel van €585.000 en een omzet in het derde kanaal van €100.000. Loonkosten zijn dan 32,5 procent van de omzet.’

De cijfers laten zien dat er in de winkel nog achterstand is op het gestelde doel voor 2016; er moet nog een stijging van 25 klanten per week (circa 2 procent) worden gerealiseerd. Voor het derde kanaal zijn er wel de nodige gesprekken geweest. Deze hebben nog niet geresulteerd in nieuwe klanten; prijs blijkt ook hier een issue te zijn.
Naar aanleiding van gesprekken met de ondernemer, over cijfers en doelstelling, hebben we een meeting met het personeel georganiseerd. Bedoeling was om feedback op te halen op het vlak van samenwerking, opgedane kennis naar aanleiding van de acties en veranderingen in werkwijze en procedures. Daarnaast waren zowel wij als de ondernemer nieuwsgierig naar welke mogelijkheden zij zagen voor omzetverhoging en innovatie.

1.1 Waar komt de focus nu op te liggen?
Conclusie van het gesprek en de meeting was dat de ingeslagen weg de goede weg was; de acties slaan aan, de onderlinge communicatie is aanzienlijk verbeterd, wat resulteerde in minder weerstand en ontsluiten van de verborgen kennis bij de medewerkers. Nog belangrijker: de sfeer in de winkel is enorm verbeterd, waardoor de klantvriendelijkheid toenam; het winkelpersoneel werd de ambassadeur van Bakkersvreugd.

Nu deze zaken op orde lijken te zijn, is het van belang om op basis van de gegevens de focus te verleggen naar het aantrekken van nieuwe klanten. Volgens de SWOT-analyse (zie tabel op de pagina hiernaast) liggen de kansen in het aanbieden van belegde broodjes en ontbijt. Het viel het winkelpersoneel op dat er steeds meer kantoorpersoneel en scholieren de winkel bezochten. Demografisch onderzoek gaf aan dat er in de buurt van de bakkerij grote kantoren en middelbare scholen staan. Na overleg waarin de ondernemer het plan uitlegde aan de medewerkers werd een pilot gestart met belegde broodjes, en het bezorgen van ontbijt en lunch. Daarmee werd gepoogd een andere doelgroep aan te trekken.

Het werd ondersteund door intensief gebruik van social media.

2. Wat zijn nu de cruciale factoren in het proces?

Laten we, deze casus overziend, stilstaan bij wat in het proces de cruciale factoren zijn geweest:

2.1 De juiste doelstelling: wat is de werkelijke vraag
We hebben veel aandacht besteed aan het juist formuleren van een doel. Maar ook hebben we, voordat we een doel gingen formuleren, onderzocht wat de vraag achter de vraag is; wat er werkelijk aangepakt zou moeten worden.
Deze doelstelling moet je ook willen en durven aanpassen wanneer blijkt dat in de loop van het traject informatie opduikt dat wijzigingen noodzakelijk zijn.

2.2 Koers houden: creëren van stabiliteit en rust
In een constant veranderende wereld is het lastig om koers te houden; voor u het weet wordt u afgeleid van uw doel. Het formuleren van een visie en missie, voor u en het bedrijf, levert daar een belangrijke bijdrage aan. Het bepaalt het kader van waaruit de hoofd- en subdoelstellingen worden geformuleerd. Deze zijn op hun beurt weer kaderscheppend voor wat je meet en waarop je feedback haalt.

2.3 Balans korte en lange termijn: het hoofd bieden aan de waan van de dag
De korte termijn is concreet en tastbaar. Acties geven vaak direct resultaat. Het doet ook vaak een appèl op je (vertrouwde) rol als vakman. De lange termijn is daarentegen abstracter, vraagt meer tijd om resultaat te zien. Hier wordt u vaak aangesproken in uw rol als ondernemer. Dat betekent ook dat het een niet zonder het ander kan. Door ervoor te zorgen dat de kortetermijnbeslissingen in lijn zijn met die van de lange termijn, ontstaat er een balans.

2.4 Zorg voor uw personeel: uw personeel is de cruciale factor
Draagvlak bij uw personeel is onmisbaar; de medewerkers moeten trots op het bedrijf kunnen zijn. De uitdaging zit niet alleen in hetcreëren van draagvlak, maar vooral ook in het behouden ervan. Ze meenemen in uw plannen en doelen, op de hoogte houden van resultaten (cijfers), luisteren, juist kunnen omgaan met weerstand, zal ervoor zorgen dat uw medewerkers zich met u verbinden. Realiseer u dat u voor bijvoorbeeld klantvriendelijkheid van hen afhankelijk bent.

2.5 Last but not least: vier successen vooral met uw medewerkers
Vaak wordt dit vergeten, en wordt alleen gemeld dat een doel niet is gehaald. Zo zult u de medewerkers nooit voor u winnen.

3. Afronding

In deze serie hebben we u meegenomen in wat er komt kijken bij een ogenschijnlijk simpele vraag. Wil u tot een effectief en duurzaam antwoord komen, dan zullen alle aspecten van de organisatie erbij betrokken moeten worden. De praktijk blijkt ook vaak weerbarstig. Dit vraagt veel van u als ondernemer-vakman. U moet laveren tussen veel verschillende belangen binnen en buiten de organisatie, in een constant veranderende wereld. Dat is topsport.

buitelaarJan Buitelaar
is de man achter Resultsplus in Bodegraven. Vanuit de dagelijks praktijk is hij in staat eventuele problemen binnen de bedrijfsvoering te onderkennen en verbeteringen aan te dragen. De exploitatie van een bakkerij kent daarbij voor hem geen geheimen.

 

 

 

 

schelstraeteMartin Schelstraete
is oprichter van Ilisos (Amsterdam), een coaching- en trainingsbureau voor personal development in business en leiderschapsontwikkeling. Als geen ander weet hij je vanuit je eigen kracht verder te brengen, om flexibel te kunnen inspelen op de constant veranderende wereld.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels