artikel

Nieuwe werknemers

Dossiers

Als u een nieuwe werknemer in dienst neemt, moet u zijn of haar identiteit vaststellen aan de hand van een identiteitsbewijs. Daarnaast moet u een kopie van dit identiteitsbewijs in de loonadministratie bewaren. Doet u dit niet, dan is er loonheffing naar het hoge anoniementarief van 52 procent verschuldigd.

Nieuwe werknemers

Als u een nieuwe werknemer in dienst neemt, moet u zijn of haar identiteit vaststellen aan de hand van een identiteitsbewijs. Daarnaast moet u een kopie van dit identiteitsbewijs in de loonadministratie bewaren. Doet u dit niet, dan is er loonheffing naar het hoge anoniementarief van 52 procent verschuldigd.

Nou komt het helaas nog wel eens voor dat bij een boekenonderzoek van de Belastingdienst (achteraf) blijkt dat het gehanteerde identiteitsbewijs vervalst is. De identiteit van de werknemer is dan niet met een deugdelijk identiteitsbewijs vastgesteld. De vraag is of de Belastingdienst dan loonbelasting tegen het anoniementarief mag naheffen. Dit hangt niet alleen af van de vraag of de werkgever zich bewust wás van de vervalsing, maar ook van de vraag of de werkgever zich bewust had moeten zijn van de vervalsing. De algemene lijn van de rechtspraak op dit punt is dat werkgevers zorgvuldig een identiteitsbewijs moeten beoordelen, maar dat zij geen beoordelingsexperts hoeven te zijn.
Recent besliste de rechter bijvoorbeeld bij een uitzendbureau – een bedrijf dat regelmatig met nieuwe personeelsleden te maken heeft – dat het moet letten op in het oog springende gebreken of afwijkingen. Verwacht mocht worden dat zij identiteitsbewijzen met de nodige zorgvuldigheid en nauwgezetheid op echtheid beoordelen.
Dat houdt echter niet in dat men zich ook doorlopend en uit eigen beweging op de hoogte moet blijven stellen van de actuele criteria waaraan een identiteitsbewijs moet voldoen. Hier ligt een belangrijke taak voor de overheid: zij moeten de werkgevers juist en volledig informeren, zodat de werkgevers hun controle daarop kunnen aansluiten.
Punten waar een werkgever bijvoorbeeld in ieder geval voor bedacht moet zijn, zijn sterk afwijkende handtekeningen (tussen het paspoort en op andere documenten), kopieën waarvan de pasfoto of echtheidskenmerken niet zijn waar te nemen en scheve pasfoto’s.
Belangrijk is wel dat er inmiddels meer informatie beschikbaar is dan vroeger over echtheidskenmerken van identiteitsbewijzen. De kans dat de Belastingdienst (en in navolging daarvan de rechter) eerder zal beoordelen dat een werkgever niet voldoende zorgvuldigheid heeft betracht, is daarom ook groter geworden.
Een handige website is bijvoorbeeld http://www.identiteitsdocumenten.nl/. Hier kunt u de echtheidskenmerken controleren van Nederlandse en EU-documenten. Ook op de website van de Belastingdienst is meer informatie te vinden, zoals een opsomming van punten waarmee u de echtheid kunt vaststellen. Blijft u twijfelen, dan kunt u contact opnemen met het Nationaal Bureau Documenten van de Koninklijke Marechaussee.

Drs. P.H. Eenhoorn
BDO CampsObers Belastingadviseurs

 

Reageer op dit artikel