artikel

Administratie zeven jaar bewaren

Dossiers

Met het afsluiten van de jaarstukken aan het eind van het jaar rijst ook de vraag welke oude gegevens u mag weggooien. Als particuliere belastingplichtige hoeft u niets te bewaren. Maar het is wel aan te raden om toch uw belastinggegevens te bewaren totdat de termijn tot navorderen is verstreken (doorgaans vijf jaar na afloop van het belastingjaar).

Administratie zeven jaar bewaren

Met het afsluiten van de jaarstukken aan het eind van het jaar rijst ook de vraag welke oude gegevens u mag weggooien. Als particuliere belastingplichtige hoeft u niets te bewaren. Maar het is wel aan te raden om toch uw belastinggegevens te bewaren totdat de termijn tot navorderen is verstreken (doorgaans vijf jaar na afloop van het belastingjaar).
 

Als ondernemer moet u wél uw administratie bewaren. De wettelijke bewaartermijn bedraagt in het algemeen zeven jaar. Dat betekent dat u uw administratie over 1999 en voorgaande jaren (grotendeels) kunt vernietigen.
 
De bewaarplicht van zeven jaar geldt voor alle basisgegevens (zoals het grootboek, de facturen van debiteuren en crediteuren, de in- en verkoopadministratie, de voorraadgegevens en de loonadministratie) en de overige gegevens die van belang kunnen zijn bij een belastingcontrole.
 
Wat precies ‘overig van belang zijnde gegevens’ zijn, hangt af van het type bedrijf. In een bedrijf waar (veel) via de kassa wordt betaald is het bijvoorbeeld verplicht om de kassa-afslagen te bewaren, zodat deze met de omzetverantwoording kunnen worden vergeleken.
 
Is de administratie niet voldoende, dan kan de Belastingdienst uw administratie ‘verwerpen’. Dit betekent dat de Belastingdienst zelf uw omzet op basis van algemene gegevens gaat berekenen en op basis daarvan een (veelal aanzienlijk) hogere winst zal vaststellen (met boetes). Als u het daar niet mee eens bent, ligt de (zware) bewijslast dat de winst lager moet zijn, bij u.
Ook digitale data vallen onder uw administratieplicht. Ook die moet u dus bewaren. U mag niet uw papieren gegevens omzetten naar digitaal en dan de papieren weggooien, tenzij u daarvoor specifieke afspraken met de Belastingdienst heeft kunnen maken.
Heeft u als BTW-ondernemer een onroerende zaak, dan geldt een langere bewaartermijn. Dit heeft te maken met de herzieningsregeling die de BTW kent voor onroerende zaken.
Hiervoor moet u alle gegevens terzake van de onroerende zaken gedurende negen jaar volgend op het jaar waarin u het goed bent gaan gebruiken (= de herzieningstermijn), bewaren.

< DIV>
Als u geen ondernemer bent, maar als directeuraandeelhouder vermogensbestanddelen aan uw eigen BV ter beschikking stelt, bent u ook administratieplichtig. U moet dan ook uw administratie ter zake minstens zeven jaren bewaren.

Freelancers, die ‘resultaat uit overige werkzaamheden’ genieten, vallen niet onder de administratieplicht. Wel moeten natuurlijk uit gegevens zijn af te leiden hoe het resultaat is bepaald. Zaken zoals bonnetjes en facturen en dergelijke van voor de freelance-activiteiten gemaakte kosten zullen dus wel bewaard moeten worden.

Drs. P.H. Eenhoorn
BDO CampsObers Belastingadviseurs

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels