artikel

Kassasystemen zijn ook interessant voor de Belastingdienst

De winkel

Kassasystemen kunnen tal van gegevens verstrekken. Foutloos en tot ver achter de komma. Ondernemers weten dat, maar ook de fiscus is op de hoogte. De Belastingdienst kijkt ongevraagd mee en stelt zelfs eisen aan uw kassasysteem. Ontkomen kan niet meer.

Kassasystemen zijn ook interessant voor de Belastingdienst
Foto: VMN

Als ondernemer zou je kunnen denken: wat heeft de fiscus nou met mijn kassasysteem te maken? De Belastingdienst moet er maar vanuit gaan dat mijn gegevens kloppen. Ze hebben toch geen enkele reden om daaraan te twijfelen? Dat zou in individuele gevallen heel goed waar kunnen zijn, maar toch gaat die redenatie niet op, zegt Bea Boetje, senior belastingadviseur bij Flynth. ‘De mogelijkheden die moderne kassasystemen bieden, hebben ook gevolgen voor de administratieplicht voor ondernemers. Het is immers mogelijk geworden om op eenvoudige wijze tegen lage kosten steeds meer gegevens te verzamelen. Dit heeft tot gevolg dat de Belastingdienst kan verlangen dat de ondernemer ook gebruik maakt van deze mogelijkheden.’

Uitgebreide overzichten
De kassa is een belangrijk middel om verkooptransacties eenvoudig te kunnen afwikkelen. De transacties worden geregistreerd, klanten ontvangen een betalingsbewijs. Wie gebruik maakt van een modern kassasysteem, kan daarnaast nog veel meer gegevens vastleggen die gebruikt kunnen worden bij de bedrijfsvoering.

Koppeling
Ook het verstrekken van uitgebreide overzichten is mogelijk, evenals het koppelen van verschillende systemen, waardoor nog meer gegevens worden blootgelegd. Boetje: ‘Logisch dat de Belastingdienst interesse toont in de hedendaagse kassasystemen. Daar is immers heel veel uit op te maken. Bij controles vraagt de fiscus dan ook regelmatig om gedetailleerde gegevens. Daarnaast merken wij steeds vaker dat de Belastingdienst het gebruik van een modern kassasysteem verplicht stelt.’

Administratieplicht

Ondernemers hebben een wettelijke administratieplicht. Ze zijn verplicht om een administratie bij te houden waaruit de fiscale verplichtingen blijken. Boetje: ‘Denk daarbij in de eerste plaats aan het vastleggen van financiële kerngegevens.’ Maar dat is niet alles. Het begrip administratie omvat meer dan dat. Ook andere gegevens die je registreert met het kassasysteem, kunnen onder de administratieplicht vallen.

Inrichten administratie

Het is evenwel niet eenduidig vastgelegd welke andere gegevens onder de administratieplicht vallen. Boetje daarover: ‘Ondernemers zijn in principe vrij in de wijze waarop ze hun administratie inrichten, zolang de administratie past bij de aard en de omvang van het bedrijf. Naarmate het bedrijf in complexiteit en omvang toeneemt, zal de ondernemer meer gegevens in de administratie moeten opnemen. Op deze wijze wordt voorkomen dat kleine bedrijven worden geconfronteerd met een complexe administratie.’

Bestellingen

Aangenomen kan worden dat een bakkersbedrijf de volgende gegevens moet verstrekken aan de fiscus: de individuele bestellingen, het tijdstip waarop deze worden geplaatst en de medewerker die de klanten bedient. De Belastingdienst hecht er waarde aan dat alle transactiegegevens worden bewaard. Dit moet plaatsvinden door middel van een elektronisch journaal, waarin alle handelingen zijn vastgelegd. Een papieren controlerol biedt geen goed toegankelijke informatie voor controle en zal daarom in de regel niet worden geaccepteerd.

Up-to-date
Ondernemers moeten zichzelf de vraag stellen of hun kassasysteem nog aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Het systeem moet up-to-date zijn. Transactiegegevens moeten verstrekt kunnen worden. Als de gegevens digitaal zijn vastgelegd, moet men deze binnen een redelijke termijn kunnen aanleveren.

Back-up

Als het geheugen van een kassa niet groot genoeg is om alle gegevens te bewaren, moet de ondernemer regelmatig een back-up van de gegevens maken, zodat de transactiegegevens controleerbaar zijn. Boetje: ‘De registratie van een transactie, inclusief de gegevens die daarbij horen, zoals tijdstip en nummering, moet binnen de administratie gevolgd kunnen worden.’

Nummering

De ondernemer zal gebruik moeten maken van een doorlopende nummering. Bijzondere transacties moet hij vastleggen en bewaren. Boetje: ‘Daarbij kun je denken aan het corrigeren van al geregistreerde transacties, het opleiden van personeel, de geldlade openen zonder verkopen en het inloggen van medewerkers.’

Instellingen

De leverancier zal het systeem bij aflevering in de meeste gevallen op de behoeften van de klant instellen. Bij een belastingcontrole moet de ondernemer inzicht kunnen geven in deze instellingen en ook in eventuele wijzingen.

Beveiligd
Het kassasysteem moet zodanig beveiligd zijn dat de transactiegegevens niet verloren kunnen gaan of gemanipuleerd kunnen worden. Bij controle moet de ondernemer de transactiegegevens in een leesbaar formaat, binnen een redelijke termijn, aan de Belastingdienst ter beschikking kunnen stellen.

Keurmerk
Een aantal leveranciers van afrekensystemen werkt samen in de Stichting Betrouwbare Afrekensystemen. Deze stichting heeft zich als doel gesteld om betere en betrouwbare afrekensystemen te leveren. De stichting geeft het keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen uit. De Belastingdienst hecht waarde aan dit keurmerk.

Bedrijfsvoering

Wanneer een kassasysteem over het keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen beschikt, kan de ondernemer ervan uitgaan dat de kassa alle transacties op een betrouwbare wijze vastlegt en bescherming geeft tegen gerommel met gegevens, aldus Boetje. ‘Het is raadzaam om bij u zelf na te gaan of uw kassasysteem nog up-to-date is en voldoet aan de eisen die de Belastingdienst eraan stelt. Bedenk daarbij dat een modern kassasysteem waardevolle nieuwe inzichten kan opleveren die kunnen helpen om de bedrijfsvoering verder te optimaliseren.’

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels